Z předchozích článků víme nejenom, jak se do nezdravé závislosti na dodavateli IT dostat, jaké problémy nám to způsobí, ale i jak se závislosti vyhnout. Co ale dělat, pokud jsem již ve vleku a potřeboval bych se dostat ven? O tom se můžete dozvědět v poslední části třídílného seriálu.

1. Projděte si smlouvu s dodavatelem

Smlouva je základní dokument, který určí hranice, ve kterých se budeme pohybovat. Podívejte se na platnost kontraktu a podmínky, za jakých můžete spolupráci ukončit. Zvláště důležité je, jak jsou definovány postupy pro předání systému, služeb a jeho dokumentace. Dobře zvažte, jestli nebude výhodnější se domluvit nejdříve na změně smlouvy tak, aby se narovnaly podmínky pro obě strany. Dodavatel bude připraven k ústupkům, aby si vás jako zákazníka udržel.

Uvědomte si, že je potřeba určité období na předání mezi starým a novým dodavatelem. Navrhněte postup, jak bude předání organizováno, jaké kroky je třeba učinit a v jakém časovém horizontu.

2. Ujasněte si, proč chcete dodavatele změnit

Hlavní je, že vaše firma musí fungovat i po změně dodavatele. Jasně popište, proč dodavatele chcete změnit a jaká rizika tato změna přináší. Když k sepsaným položkám přidáte i přínosy a náklady, bude se vám jasněji rozhodovat.

Pokud dodavatel neplní vaše zadání, zjistěte, proč se tak děje. Není to proto, že nejste schopni dát jasné zadání? Neměníte nesystematicky svoje požadavky? Pokud zjistíte, že na problémech má vaše organizace lví podíl, pak změna dodavatele problém nevyřeší. Problém pouze přesunete z jednoho dodavatele na jiného dodavatele.

3. Vytvořte si detailní seznam IT majetku

Seznam musí obsahovat hardware, topografii sítě, software, všechny aplikace, které podporují váš podnik. Musíte si být jisti, že víte přesně, co budete předávat. Jsou části, které nejsou pod vaší kontrolou a vy nejste schopni např. vyexportovat svoje data?

Není nic horšího, když při předávání zapomenete na nějakou komponentu a pak k ní např. nemáte přístupová práva.

4. Ověřte si znalost všech přístupových údajů

Každá firma by v rámci svého programu řízení rizik měla mít uloženy všechny přístupové údaje ke svým systémům a nejenom k nim – např. v trezoru v zapečetěné obálce. Je dobré alespoň 1× ročně prověřit, jestli jsou tyto údaje funkční a kompletní. Nejednou se stalo, že po odchodu administrátora nebo zaměstnance dodavatele se nikdo nedostal do určitého systému.

5. Určete osobu zodpovědnou za přechod

Aby přechod proběhl hladce, doporučuji nominovat konkrétní osobu, která je za přechod zodpovědná. Buďto on, nebo jemu podřízení kolegové v týmu musí být schopni přechod naplánovat a zajistit dodržování plánu přechodu. Tento single point of contact je zodpovědný za komunikaci, řešení problémů a předejití nedorozumění a nikdo nesmí mít právo jej obejít.

6. Zálohujte data

Fyzicky si ověřte, že máte zálohy všech dat a hlavně to, že jste data schopni extrahovat a využít v případě problémů. Záloha, u níž neznáte strukturu dat a nemůžete ji potom využít, je samozřejmě k ničemu.

7. Pozor na zákaz zaměstnávání specialistů dodavatele

Většina dodavatelů má ve smlouvách striktní zákaz zaměstnávat jejich zaměstnance klientem. Zatímco dříve se stávalo, že zákazník přetáhl zákazníkovi zaměstnance, který se podílel na vývoji či správě jejich systémů, dnes jsou tyto praktiky smluvně většinou velmi dobře ošetřeny. Navíc to, že ušetříme na nákladech, se často vymstí snížením zastupitelnosti a vede ke zvýšení provozních rizik.

8. Pozor na možné výpadky ve vaší produkci v přechodovém období

V únoru 2018 došlo k situaci, kdy síť restaurací s rychlým občerstvením KFC musela zavřít 900 restaurací ve Velké Británii, protože neměly kuřata. Více jak týden se nedařilo kuřata dodat. Za výpadkem stála změna logistického partnera na DHL v listopadu 2017. Kolik asi ušetřili za logistiku a kolik je stál tento výpadek?

I při nejlepším plánování se může stát, že k problému dojde a je potřeba s touto eventualitou počítat a připravit nouzové plány pro roll back (vrácení se k předchozímu stavu).

Změna dodavatele informačních technologií není jednoduchou záležitostí a je třeba velmi zvážit, kdy k ní přikročit. Věřím, že vám článek umožnil si udělat základní představu o tom, jak takovou změnu naplánovat a realizovat.