Jsou Agilita a RPA v současné době jenom módní slova nebo se jedná o skutečné pomocníky do krize?
RPA – Robotic Process Automation, česky robotická automatizace administrativních procesů je v současné době poměrně skloňovaná zkratka. Zejména ve velkých firmách s velkým počtem administrativních transakcí je automatizace těchto procesů velké téma. Firmy jsou schopny ušetřit hodiny práce zaměstnanců, zvýšit tak efektivitu procesů, ale i flexibilitu v čase krize.
Stejně tak aktuální je být „agilní“. Agilní řízení projektů je založeno na myšlence postupného dodávání produktu v situaci, kdy podobu finálního produktu nelze na začátku přesně definovat. Jinými slovy, víme, co chceme docílit, ale nevíme ještě některé detaily pro zadání anebo se nám okolní prostředí dynamicky mění. Zajímavostí tohoto přístupu je, že finální produkt můžeme těmito postupnými kroky dovést k naprosté dokonalosti, ale zároveň jsme schopni velmi dobře hlídat náklady právě tím, že produkt postupně dodáváme a zdokonalujeme. Zejména hlídání nákladů je v současné době velmi důležité.
Spojením agility a RPA, se z módních slov stává velmi efektivní přístup k automatizaci v době, která vyžaduje na jedné straně být flexibilní a efektivní (automatizovat), ale zároveň, více než kdy dříve, přísně hlídat náklady. Zautomatizujeme tedy postupně části procesu podle toho, jak je proces pro nás kritický a kolik na jeho automatizaci máme prostředků. Ideální v po-krizové době.
Je vše tak jednoduché, jak to na první pohled vypadá?
V obou případech je potřeba vědět jak na to. Při zavádění RPA je potřeba vědět jaké procesy lze automatizovat. Zda se to vyplatí, zda je to technicky možné, a které procesy dává smysl automatizovat dříve a které později. Při agilním řízení projektů je zase nutno vytvořit správné podmínky, do procesu zařadit správné lidi a dodržovat určitá pravidla, která agilní projekt podpoří. V obou případech je potom potřeba správně prodat „Proč“ celému firemnímu týmu.
Jednou cestou je nechat si vyškolit své interní experty, zdrojů pro školení je na trhu již dostatek, nebo zaangažovat externí specialisty, kteří firmu celým procesem provedou. Může se jednat o externí konzultanty, zejména u krátkodobějších projektů, nebo lze využít interim manažery pro dlouhodobější projekty. Interim manažer může fungovat jakou součást interních týmů a smazat tak obavy ze spolupráce se třetí, nezávislou stranou.
Autor: Tomáš Krýsl, se stal partnerem Expense Reduction Analysts v dubnu 2012. Je specialistou pro kategorie tiskových technologií, kancelářských potřeb, robotické automatizace administrativních procesů, client managementu a akvizice.